Doe jij altijd wat je gezegd hebt te doen?

In iedere relatie (zakelijk of privé) heeft wat je doet veel meer impact dan wat je zegt. Dus de basis van elke goede relatie ligt in het gedrag dat je laat zien. Er zijn veel gedragingen die bijdragen aan een goede relatie. In deze blog wil ik er eentje uitlichten en dat is het nakomen van afspraken. Hoe vaker jij gemaakte afspraken nakomt, hoe hoger het vertrouwen in jou en hoe beter daardoor de relatie.

Stephen M.R. Covey noemt in zijn boek Speed of Trust “kom afspraken na” als één van de belangrijkste gedragingen die het vertrouwen in een relatie verhoogt. Zeg wat je gaat doen en doe daarna wat je zegt dat je gaat doen. Belangrijk daarbij is om zorgvuldig te zijn in je toezeggingen. En daar gaat het in de praktijk vaak nog mis.

Bij mezelf herken ik dat. Ik doe de hele dag door allerlei toezeggingen. Zowel privé als in mijn werk. Misschien herken jij dat ook bij jezelf. Ik haal die boodschappen wel even uit mijn werk terug naar huis; laat mij maar even een mailtje sturen, komt goed. Ik noem dat actief verzamelen. Daarnaast is er ook passief verzamelen. Dat zijn alle vragen van anderen om iets te doen aan jouw adres. En voordat je het weet heb je allemaal toezeggingen gedaan of verwachten mensen dingen van jou die je allemaal wil of moet nakomen.

Nu is dat natuurlijk geen probleem als je dat allemaal kunt onthouden en de toezeggingen ook daadwerkelijk nakomt. Er zijn echter twee uitdagingen bij dat actief en passief verzamelen.

Als eerste slaan we veel van die toezeggingen op in ons hoofd. En dat is gevaarlijk. Het werkgeheugen kan maar zo’n zeven dingen tegelijk onthouden. Dingen die op dat moment van belang zijn. Een telefoonnummer dat je moet opschrijven bijvoorbeeld. Komt er meer informatie binnen, dan wordt de oude info vergeten. En dat is maar goed ook, anders zou zou je gillend gek worden van alles dat je moet onthouden. Maar met dit gegeven, is wel duidelijk dat in je hoofd onthouden van dingen die je moet doen, niet de beste manier is.

Als tweede zitten die toezeggingen op diverse verzamelplekken die we nooit meer (of bij toeval) bekijken. Denk aan acties die verstopt zitten in je whatsapp (tikkie verzoeken om iets te betalen), sms, voicemail en natuurlijk de acties die je in je agenda hebt opgeschreven. Allerlei plekken waar je niet meer kijkt als de tijd verstrijkt. Een loeigrote kans op het uiteindelijk vergeten te doen dus.

Om bij het actief en passief verzamelen van acties ervoor te zorgen dat je de acties niet vergeet, ze kunt uitvoeren en daarmee het vertrouwen in jou als persoon vergroot, heb ik de volgende tips:

Tips

• Schrijf acties en toezeggingen ergens op en onthoudt het niet in je hoofd. Daar is maar ruimte voor zeven dingen tegelijk.
• Schrijf het ergens op dat je altijd bij je hebt. Zo voorkom je dat je overal post-its en to do-lijstjes hebt liggen. Bijvoorbeeld in je mobiele telefoon.
• Zorg dat de acties op een plek komen waar je dagelijks gebruik van maakt. Voor veel mensen (en ook voor mij) is dat de e-mailbox.
• Als er dingen in je opkomen, die je niet mag vergeten, stuur jezelf een e-mailbericht. Of nog beter, gebruik notitieapps zoals braintoss. In drie klikken zonder tekst te typen is je actie verstuurd.
• Voor acties in je voicemail, sms of whatsapp stuur het bericht gelijk door naar je
  e-mailbox. Zodoende kopieer je de actie naar een plek waar je dagelijks uit werkt.
• Zet alleen acties in je agenda die op of voor een bepaalde tijd gedaan moeten worden.

Heb jij een persoonlijke tip die ervoor zorgt dat jij je afspraken nakomt, laat het dan hieronder even weten als commentaar. Ik ben benieuwd naar jullie tips.

Ben je geïnteresseerd in een methodiek die zorgt voor overzicht en inzicht in al je verplichtingen klik dan hier.